Delegeren kan je leren (of: hoe ik als solo-ondernemer al mijn bordjes in de lucht houd met VA's)

 De boog kan niet altijd gespannen staan: aan het hiken in de Zweedse bossen afgelopen zomer.

De boog kan niet altijd gespannen staan: aan het hiken in de Zweedse bossen afgelopen zomer.

Als ik zo naar mijn inbox kijk, dan zie ik daar (naast de gebruikelijke heen-en-weer berichten met klanten en aanvragen voor offertes) vooral twee soorten vragen opduiken. Er zijn de klassieke vragen over copywriting en content marketing: hoe pak ik deze of gene marketing-issue aan of waar kan ik meer leren over copywriting? Daarnaast zijn er een boel vragen over hoe ik mijn copywriting-business achter de schermen run. Eén daarvan komt opvallend veel terug: ‘vertel me ALLES over hoe jij delegeert en uitbesteedt’. Perfect voer voor een blogpost!


Queen of Delegation

De reden waarom ik vaak die vraag krijg, is wellicht omdat productiviteit in het algemeen en uitbesteden en automatiseren in het bijzonder een van mijn stokpaardjes geworden is. Het artikel in De Standaard Magazine was de concrete aanleiding voor een boel mailtjes. Maar ik ben zeker niet altijd de Queen of Delegation geweest.

Toen ik net startte als freelance copywriter, deed ik letterlijk àlles in mijn business zelf. Het klantenwerk, uiteraard, maar ook offertes maken, facturen uitsturen, betalingen checken. Ik ontwierp mijn eigen logo en huisstijl, maakte mijn eigen website. Spendeerde uren aan administratieve taakjes waarvan mijn oogbollen uit mijn kop vielen wegens dodelijk saai.

Dat had twee gevolgen.

  1. Eén: ik kon te weinig uren bezig zijn met die taken waar ik écht mee bezig wou zijn (content schrijven, klantenwerk). Erg vrolijk werd ik daar niet van.

  2. Twee: ik stevende aan 100 per uur af op een volgende burn-out, want ik probeerde al die vervelende taakjes in mijn week te proppen, om toch maar voldoende betalende opdrachten te kunnen doen. En dat proppen, dat betekende: steeds vroeger opstaan, avond- en weekendwerk.

Kortom: geen duurzame strategie en al helemaal niet waarvoor ik freelancer was geworden in the first place.

Hier zie, mijn strijkmand!

 Geen domestic goddess. Nope.

Geen domestic goddess. Nope.

De spreekwoordelijke bal ging aan het rollen toen ik besefte dat ik een strategie uit mijn privé-leven kon importeren in mijn bedrijf. Sinds jaar en dag al besteedde ik was, plas en poetsen uit via dienstencheques. Kijk, aan mij is niet bepaald een Martha Stewart verloren gegaan (dat is een eufemisme om te zeggen dat ik bijzonder weinig huishoudelijk talent heb meegekregen).

Ik kan het niet goed en ik doe het niet graag. En er zijn mensen die het veel beter en sneller kunnen dan ik. Vanuit economisch standpunt een no-brainer dus, en dus duwde ik al jaren de strijkmand in de handen van de poetshulp. Dat leverde mij een paar uur per week vrije tijd op én de voldoening van een kast vol keurig gestreken wasgoed. Waarvoor dank, Natacha.

Het was op een van die dinsdagavonden nadat de poetshulp als een tornado van Mr. Propre door ons huis getrokken was, dat het besef kwam: misschien bestonden er wel Natacha’s die mijn zaak proper konden helpen houden.


Virtuele assistent(en) to the rescue

 Virtuele assistenten helpen mij om mijn tijd en focus terug te winnen.

Virtuele assistenten helpen mij om mijn tijd en focus terug te winnen.

En die mythische wezens bleken niet alleen in mijn wildste dromen te bestaan. Ze gaan doorgaans door het leven als “virtuele assistenten” (“VA’s). Virtueel, omdat ze niet fysiek bij je op den bureau zitten, maar van thuis uit allerhande klusjes voor je opknappen. Toegegeven, in het begin was het een beetje zoeken. Iemand selecteren, uitvissen wat je precies gaat delegeren en hoe je dat dan best doet. Opvolgen van wat je hebt uitbesteed. Het vergt wat oefening. Trial, en ook veel error.

Maar eens je de juiste mensen vindt voor je team en je de skill van het delegeren onder de knie krijgt, bespaar je bak-ken tijd. Delegeren, dat is namelijk uren terugclaimen die de jouwe zijn. Er zijn nu eenmaal maar 24 uren zijn op een dag. Ondanks de geijkte term “time management” kan je tijd eigenlijk helemaal niet managen: het is wat het is. Je kan een uur of een dag niet langer maken. De wijzer tikt onverbiddelijk voort. Delegeren is een van de handige trucjes uit mijn trukendoos om dat te omzeilen.

 

Delegate like a boss: hoe pak je het aan?

 Moet IK dit doen? Dat is de vraag die ik me bij zowat alles wat ik doe stel.

Moet IK dit doen? Dat is de vraag die ik me bij zowat alles wat ik doe stel.

De kans bestaat dat jij ondertussen al helemaal warmloopt bij het idee om een transplant te doen van jouw to-do lijst naar die van een VA.

Maar hoe pak je dat nu concreet aan? En waar moet je op letten?

  • Stel jezelf bij alles wat je doet in jouw business de volgende vraag: moet ik dit zelf doen? Of is het iets wat ik misschien beter kan uitbesteden of overlaten aan iemand die er gelukkiger van wordt en/of beter in is dan ik? Doe de volgende denkoefening: zou jij iemand betalen die deze klus op hetzelfde niveau en aan hetzelfde tempo als jij doet? Wees eerlijk en onverbiddelijk met je antwoord. Als het ‘nee’ is, dan is het de moeite waard om uitbesteden tenminste te overwegen.

  • Vooraleer je iets uitbesteedt, moet je zelf het proces of de taak op punt stellen. Besteed niks uit vooraleer je 100% helder hebt hoe je wil dat iets gebeurt. Anders riskeer je je eigen inefficiëntie uit te besteden en geloof me, dan ontploft het in je gezicht (been there, done that, it wasn’t pretty).

  • Nog beter is als je al zoveel mogelijk processen en workflows in je bedrijf in een systeem hebt gegoten én gedocumenteerd hebt. Dat maakt het uitbesteden een pak makkelijker.

  • De juiste m/v/x voor de juiste job vinden, dat is essentieel. Toen ik pas begon uit te besteden, besteedde ik zoveel mogelijk taken uit aan dezelfde VA, vanuit het idee dat dat efficiënter was dan om voor elke taak iemand anders te zoeken. Dat bleek een blunder. Want het is niet omdat iemand een krak is in pakweg facturatie, dat die persoon ook mooie templates kan maken voor je social media. Ondertussen vertrouw ik een veelheid van taken uit aan een veelheid van VA’s en andere freelancers. Dat geeft een pak betere resultaten.

  • Heldere communicatie is alles. Zorg dat je duidelijk maakt wat je wil, hoe je het wil en tegen wanneer. Geef je VA ruim de mogelijkheid om vragen te stellen als iets niet duidelijk is. Geef feedback, anders erger je je de volgende keer opnieuw als iets niet helemaal naar je zin is uitgevoerd (en verlies je zelf tijd met het rechtzetten).

  • Maak duidelijk op welk niveau je iets delegeert. Van sommige VA’s verwacht ik dat ze een bepaalde taak naar de letter van de instructie uitvoeren zonder meer. Mijn VA slash projectmanager die krijgt dan weer vaak carte blanche: ik wil dat ze zelf uitzoekt hoe we iets het best aanpakken en me pas terug contacteert met een concreet voorstel.

 

Actie!

max-van-den-oetelaar-646474-unsplash.jpg

Wil je dieper duiken in het uitbesteden en het automatiseren van je business?

Download dan mijn Delegeren Cheatsheet hieronder en doe inspiratie op over wat je allemaal kan delegeren in je business!




Deze blogpost kwam tot stand in samenwerking met de podcast Werk & Leven en de online cursus Baas Over Eigen Tijd. In die cursus leer je opnieuw controle krijgen over je tijd en creëer je tijd voor die projecten en mensen die er écht toe doen.